一、400電話系統(tǒng)概述
  400電話系統(tǒng)將語音查詢、自助服務(wù)、人工服務(wù)緊密結(jié)合，把教育機(jī)構(gòu)內(nèi)部各校區(qū)、各部門、學(xué)員信息、活動信息、課程信息等各項資源通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行整合，增強(qiáng)師生與學(xué)校之間的互動，實現(xiàn)資源的統(tǒng)一分配與利用。系統(tǒng)為一個開放、友好的對話平臺，師生與學(xué)校之間進(jìn)行互動和協(xié)作，從而完成信息的流通與互動。
  教育機(jī)構(gòu)可通過此400電話平臺提升自身形象，擴(kuò)大社會影響力，從而達(dá)到擴(kuò)大生源的目的；通過此400電話平臺，還可加強(qiáng)學(xué)校與師生之間的溝通與交流，促進(jìn)問題快速有效的解決，改善學(xué)校服務(wù)質(zhì)量，增進(jìn)內(nèi)部團(tuán)結(jié)，從而提高學(xué)校整體競爭力。
通過學(xué)校的400電話系統(tǒng)，學(xué)員可以隨時隨地通過多種方式與400電話平臺獲得聯(lián)系，從而可以進(jìn)行跨校區(qū)、跨地域的信息查詢、信息咨詢、事項辦理、意見反饋等操作。便捷的信息交互促進(jìn)了高校各個校區(qū)間的信息流通，打破了以往校區(qū)間信息封閉、"各自為政"的局面，有助于提高學(xué)員辦事的效率及高校的辦事效率，有助于學(xué)校自身管理與服務(wù)的提高，提高師生滿意度，增強(qiáng)學(xué)校凝聚力。

  二、400電話系統(tǒng)功能
  1. 自助服務(wù)
  學(xué)員致電教育機(jī)構(gòu)400電話系統(tǒng)，首先進(jìn)入語音查詢系統(tǒng)，在語音導(dǎo)航的指引下輸入不同按鍵，選擇自己想要的信息。在自助服務(wù)中，學(xué)員可以得到如下查詢服務(wù)與自助申請：
  1) 學(xué)校校史與文化介紹；2) 學(xué)校最新動態(tài)；3) 教育文件查詢；4) 學(xué)員成績查詢；5) 課程查詢；6) 學(xué)校規(guī)章制度查詢；7) 教育行業(yè)最新動態(tài)；8) 自助申請辦理事項，如離校、入校、學(xué)費(fèi)繳納等手續(xù)辦理；9) 輸入學(xué)號即可查詢成績、學(xué)員個人信息資料； 10) 近期會議、講座、活動等查詢；11) 為評選活動投票；12) 自助傳真成績單、學(xué)員信息表、信息公告等；13) 投訴、建議等語音留言等等。
  2.自動通告
自動通告為語音導(dǎo)航的一部分，學(xué)員致電后可首先聽到這部分內(nèi)容。通過自動通告，可發(fā)布的內(nèi)容有：
  1) 學(xué)校最新動態(tài)；2) 重要信息公布；3) 教育行業(yè)最新動態(tài)；4) 學(xué)校規(guī)章制度，5) 學(xué)校考試、會議、講座、比賽、演出等活動公告；等等。
  3.學(xué)員信息咨詢
學(xué)員可以隨時隨地通過手機(jī)、固話、傳真、網(wǎng)頁與學(xué)校400電話工作人員取得聯(lián)系，進(jìn)行人工信息咨詢。信息咨詢的內(nèi)容可包含：學(xué)員信息查詢，考試信息咨詢、會議講座活動信息咨詢、辦事流程咨詢等等。
  4.業(yè)務(wù)受理
  400電話系統(tǒng)通過人工坐席、自助語音服務(wù)、電子郵件、傳真、即時聊天工具等方式，受理學(xué)員所申辦的各類業(yè)務(wù)，生成派單并轉(zhuǎn)發(fā)給相應(yīng)部門進(jìn)行處理。待處理結(jié)果通過網(wǎng)絡(luò)返回到學(xué)校400電話后，400電話工作人員以電話、傳真、短信息、電子郵件等方式回復(fù)學(xué)員。學(xué)員也可隨時通過本系統(tǒng)了解所申辦業(yè)務(wù)現(xiàn)處于哪一環(huán)節(jié)及哪一部門所處理。主要受理業(yè)務(wù)內(nèi)容有：
  1) 學(xué)員入校/離校等手續(xù)辦理；2) 學(xué)員問題反映、投訴等；3) 學(xué)員建議反饋，4) 團(tuán)體車票預(yù)定；5) 學(xué)費(fèi)繳納；6) 學(xué)生證、校徽、校園一卡通等申請辦理/補(bǔ)辦等等。
  5.主動服務(wù)
  學(xué)校通過400電話系統(tǒng)的外撥功能，可以實現(xiàn)對師生的主動服務(wù)。外撥方式分為四種：外撥語音架構(gòu)，外撥語音文件，群發(fā)短信和傳真。主動服務(wù)的具體內(nèi)容有：
  1) 學(xué)校活動通知；2) 校園征集活動；3) 教育行業(yè)文件通告；4) 評比活動投票；5) 信件、包裹告知等等。
  6.師生投訴與建議
  通過人工服務(wù)、語音信箱、傳真、電子郵件等方式，師生可將對學(xué)校服務(wù)管理、課程、事件辦理等各方面的投訴或建議反饋給400電話。工作人員接到反饋信息后，可將電話或錄音文件轉(zhuǎn)給相關(guān)部門處理，有助于投訴或糾紛的圓滿解決。